✅ Du hast umfangreiche DATEV Kenntnisse 💻

✅ Du rockst die Buchhaltung – dir macht niemand ein X für ein U vor 🧐

✅ Du liebst Modernisierung und Automatisierung von Finanz- & Buchhaltungsprozessen 🚀

✅ Du hast Freude daran  im Team aus losen Enden einen strukturierten Bereich zu gestalten/formen 🔜

✅ Du kannst dir vorstellen, dich in eine führende Rolle zu entwickeln ⭐️

✅ Du möchtest Hybrid arbeiten 🌐

✅ Du suchst eine unbefristete Teilzeitstelle (ca. 30h) 🌈

Hi, wir sind die Bezirksapotheken Berlin ✌️

Wir sind nicht nur Apotheke, wir verstehen uns vielmehr als Gesundheitsberater eines Gesundheitsunternehmens. Wir sehen uns als Gamechanger, der mit Veränderung, Verbesserung, neuen Angeboten und Wegen “die Apotheke” neu und zeitgemäß definiert. Unsere Philosophie: Menschen gesund halten & gesund machen. #MehrAlsEineApotheke

Als Versorgungspartner für Patienten mit chronischen, schweren und seltenen Erkrankungen haben wir spezialisierte Kompetenzen in verschiedenen Indikationsgebieten entwickelt. Auch den Themen Sexuelle Gesundheit und Medizinisches Cannabis widmen wir uns mit Hingabe. Unsere insgesamt 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind optimal auf die besonderen Bedürfnisse der jeweiligen Patientengruppen eingestellt und bieten einen Rundum-Service von individueller Beratung bis zur persönlichen Lieferung.

Darüber hinaus treibt uns die Suche nach neuen Geschäftsmodellen für Apotheken in lokalen Märkten an. Wir streben nach hybriden, digitalen Anwendungen, die stationäres Geschäft und Online-Lieferdienste miteinander verbinden. Lösungen für e-Rezepte und Apps, die die persönliche Kundenbeziehung praktisch ergänzen, stehen im Fokus unserer Bemühungen. 

Unsere Vision ist eine vertraute Apotheke, die für ihre Kundinnen und Kunden da ist, egal, wo sie sich gerade auf der Welt befinden. Individuelle, präventive und vielfältige Pharmazie sowie digital gestützte Servicedienstleistungen sind dabei für uns wichtige Bereiche.

Wir sehen Dich als Menschen, nicht als Lebenslauf.docx. Uns interessieren Deine Talente und wir fragen uns, wie wir Dein volles Potenzial entfalten können, um gemeinsam den strategischen Zielen näherzukommen. #ComeAsYouAre

#Transparenz, #Fehlerkultur und eine offene, direkte #Kommunikation sind für uns unverzichtbare Eckpfeiler und nicht nur sinnentleerte Begriffe, die wir gerade als „nächste Sau“ durch den Ort treiben. Wir reflektieren unsere Arbeit systematisch und ändern Dinge sofort, wenn wir etwas dazugelernt oder einen besseren Weg gefunden haben. Wir verbleiben niemals im “Weiter so!”.

Wir sind ein ruhiges und kraftvolles Unternehmen. Wir schätzen Deine Arbeitskraft und die Zeit, die Du uns zur Verfügung stellst. Meetings sind grundsätzlich vorbereitet, finden nur in Notfällen “spontan” statt. Und eigentlich sind Meetings eh bei uns selten. Wir finden nämlich, es sollte wieder mehr um Zeit für die eigentliche Arbeit geben. Wir sind ergebnisorientiert – und so gar nicht darauf versessen unsere Existenz in stundenlangen Videoterminen zu beweisen.

Alle Workflows sind auf #asynchrone Prozesse ausgelegt und priorisieren diese Denke. Sollte Dir dies unbekannt sein, lass uns dazu ausführlich sprechen.

Die täglichen Arbeitswerkzeuge bestehen aus:

• Confluence und Jira sind Rückgrat unserer Organisation
• Google Workspace (Gmail, Drive, Doc, …)
• Slack (als tägliches Kommunikationswerkzeug)
• Miro
• DATEV / Unternehmen Online
• Prokas

Wir suchen ein:n erfahrene:n Buchhalter:in mit 

• Leidenschaft für Digitalisierung
• umfangreichen DATEV Kenntnissen
• viel Mut, alte Muster aufzubrechen und neue Strukturen zu etablieren
• dem Wunsch sich in eine führende Rolle zu entwickeln
• tollen Kommunikations-Skills und einem Gespür für Menschen

Gemeinsam wollen wir daran arbeiten, unsere buchhalterischen Prozesse kritisch zu betrachten und diesen Bereich mit durchdachten Maßnahmen in eine neue Ära zu überführen.

Hintergrund sind die komplexer werdenden Anforderungen und die voranschreitende Digitalisierung im Bereich Backoffice und Buchhaltung, gepaart mit bestehenden, organisch gewachsenen strukturellen Herausforderungen. Diesen Bereich möchten wir mit Dir grundlegend modernisieren, automatisieren und skalierbar aufsetzen.

Komplexer werdende Anforderungen und die voranschreitende Digitalisierung, gepaart mit bestehenden, organisch gewachsenen strukturellen Herausforderungen machen auch vor Backoffice und Buchhaltung keinen Halt .

Gemeinsam mit dir wollen wir daran arbeiten, unsere buchhalterischen Prozesse kritisch zu betrachten und mit durchdachten Maßnahmen in eine neue Ära zu überführen. Das bedeutet: grundlegend modernisieren, automatisieren und skalierbar aufsetzen.

Deine Kernbereiche

• Prozesse: Entwickle und implementieren mit uns interne Prozesse / Kontrollsysteme, um sicherzustellen, dass finanzielle Transaktionen ordnungsgemäß und nach den Unternehmensrichtlinien abgewickelt werden.
• Buchführung: Erfasse alle finanziellen Transaktionen unserer Unternehmen. Dies beinhaltet Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten.
• Kontenabstimmung: Stelle sicher, dass alle finanziellen Aufzeichnungen mit den Bankauszügen und anderen Kontoauszügen übereinstimmen.
• Rechnungsstellung und Mahnwesen: Ermögliche, dass wir Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen zeitnah stellen und das Mahnwesen im Blick behalten. Überwache auch den Zahlungseingang und kümmere dich um die Begleichung von Rechnungen an Lieferanten.
• Freigabeworkflows: Hilf’ bei der Entwicklung digitaler Beleg-Freigabeworkflows und stelle sicher, dass Du und die Mitarbeitenden alles korrekt verarbeiten und keinen Posten vergessen.
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Sorge dafür, dass Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt und alle steuerlichen und rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
• Monatsabschluss: Stelle sicher, dass die benötigten Unterlagen für den Monatsabschluss fristgerecht und vollständig bei unserem Steuerbüro sind. 
• Budgetierung / Cash-Flow: Unterstütze uns bei der Erstellung und Überwachung von Budgets, damit wir die finanziellen Ziele erreichen.
• Jahresabschlüsse: Ermögliche, dass wir zusammen mit dem Steuerbüro die Jahresabschlüsse vorbereiten und durchführen.
• Steuererklärungen: Arbeite eng mit unserem Steuerbüro zusammen, um die erforderlichen Informationen für die Erstellung der Unternehmenssteuererklärungen bereitzustellen und sicherzustellen, dass alle steuerlichen Verpflichtungen erfüllt werden.
• Reisemanagement und Abrechnungen: Ermögliche ein einfaches, aber effizientes Reisemangement.

Dein täglicher Arbeitsmodus

• Zeitmanagement und Erinnerungs-Support – Überblicke, die Einhaltung von internen und externen Fristen, sowie die Überwachung und rechtzeitige Umsetzung von Maßnahmen. Hilf unseren Teams notwendige Zuarbeit für die Buchhaltung pünktlich abzugeben.
• Sei akzentuiert und hake/frage nach: Kommuniziere pointiert und formuliere aufkommende Hindernisse glasklar. Wir kümmern uns immer zuerst um das Lösen von Blockaden.
• Stelle bei der Konzeption in Deinem Arbeitsbereiches sicher, dass Du kein Flaschenhals wirst und Aufgaben / Zuarbeiten effizient koordiniert und dokumentiert sind.
• Kenne Deine Kapazitäten und teile diese ein. Du kannst nicht alles auf einmal machen.
• Dokumentiere Sachverhalte und Prozesse und etabliere Workflows. Es gibt Vieles, was noch keinen abgestimmten Weg hat. Diese Bereiche und Aufgaben zu identifizieren und neue Prozesse zu etablieren, ist ein elementarer Teil Deiner Arbeit.
• Digitalisiere und automatisiere Prozesse, wo immer es geht. Belegeingang, Rechnungs- & Dokumentfreigaben, Bezahlvorgänge … frage dich stets “Was gibt es zu optimieren, damit es nicht mehr händisch passieren muss?”. Wir haben DATEV in einer ersten Version integriert – aber es gibt noch viel Luft nach oben.
• Schnittstelle zu Dienstleistern und Lieferanten – Halte Kontakt, hilf uns bei der Überprüfung und Koordination von externen Leistungen.
• Bilde Dich kontinuierlich fort.

(unsere Wunschliste / wir erwarten nicht, dass Du alle Fähigkeiten mitbringst)

• Deutsch in Wort und Schrift; wenn Du auch noch Englisch sprichst, umso besser
• Mind. 5 Jahre Praxiserfahrung in der Buchhaltung.
• Einschlägige Erfahrung im Umgang mit DATEV, so dass unsere genutzte Version mit Deiner Hilfe deutlich an Performance gewinnt.
• Erste Erfahrungen in einer führenden Rolle.
  
• Akribie, Konzeptions- und Strategiestärke.
• Hoher Qualitätsanspruch bei gleichzeitigem Bewusstsein, wenn eine pragmatische Lösung sinnvoll ist.
• Integrität, Gewissenhaftigkeit und Verbindlichkeit.
• Schnelle Auffassungsgabe in der Anwendung von Technologie und Tools.
• Ein Talent im Überblicken und Kondensieren von komplexen Sachverhalten.
• Vertrautheit mit Remote-Work und asynchroner Arbeit.
• Glasklare Prioritäten / Definierte Ziele / Zeitmanagement / Organisation der Aufgaben.
• Kundenzentriertes Denken und Handeln → Verständnis eines Dienstleisters im Unternehmen.
• Vorausschauend und aufmerksam / mit Blick auf Kommendes handeln.
• Hands-on-Mentalität / Proaktivität.
• Sachverhalte auf den Punkt verschriftlichen / Dokumentation und Informations-Verdichtung.
• Tragfähige und robuste Persönlichkeit.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein/e vergleichbare/s Ausbildung/Weiterbildung/Studium
• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Buchhalter:in / Finanzbuchhalter:in

• Hybrides Arbeiten (Vor Ort und später immer mehr Remote)
• Faire Bezahlung
• Gezieltes Onboarding
• toller Team-Spirit; wir wollen was bewegen
• Unbefristete Anstellung für eine langfristige Zusammenarbeit

• Im Team erledigt ihr alle anfallenden Aufgaben in der Finanz- und Lohnbuchhaltung. Es besteht eine sehr gute Unterstützung durch unser Steuerbüro.
• Gemeinsam überprüft ihr aktuelle Vorgehensweisen und findet proaktiv neue Lösungen um die täglichen Aufgaben effizienter und smarter als zuvor zu erledigen.
• Workflows und Prozesse halten wir in Confluence fest – Du qualifiziert und optimierst diese kontinuierlich entlang der strategischen Ziele. 
• Alle Dateien, Zugänge und E-Mails koordinieren wir via Google Workspace und 1Password.
• Deine Stelle übst Du in Teilzeit und hybrid aus. Aktuell befinden sich unsere Vor-Ort-Apotheken in Berlin.